Data Protection Act

English

ISKL ONLINE/WEBSITE PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

About This Privacy Policy and PDPA 2010
*The Society for the International School of Kuala Lumpur (The International School of Kuala Lumpur), ARS/SEL 18/65 (“the School”) is committed to comply with the Malaysian Personal Data Protection Act (PDPA) 2010 in protecting our students’ and parents’ personal information processed by the School. This Privacy Policy informs you about the School’s policies and practices on data privacy matters, before you provide your personal data to the School. The word “You” or any derivation thereof, as used herein refers to owner of the personal data, which include both the student and the parent/legal guardian of the child.

Source of Your Personal Data
Most, if not all, of your personal data was obtained from you directly, either from the following sources or from any other information you have provided and this may include:

  • Inquiry Form;
  • Various types of Application and/or Registration Forms;
  • All other School and/or support services related Request Forms
  • Previous qualification related documents and/or certificates

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:

  • From third parties including previous educational institutions, law enforcement agencies and other government entities;
  • Third party service providers and any other future third parties in relation or incidental to the above;
  • Personal data which are available in the public domain;
  • Personal data which may be collected from cookies through use of the School’s website

What Personal Data Do We Process?
The School needs to collect and process your child’s and your personal data for various academic, educational and administrative purposes. Generally, the personal data that we collect and process, include but is not restricted to:

Name, identification number (NRIC), passport number, address, contact numbers, personal email address, photos and images, nationality, student’s gender, date of birth, previous qualification, parents’/guardian’s marital status, emergency contact person(s) details, billing- related information, employment/occupation.

If the personal data is necessary to initiate any matter with the School, and you refuse to provide the personal data to the School, then the School will not proceed further with your matter.

Sensitive Personal Data
The personal data that we collect and process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the Act and these include, but not restricted to:

Race, religion, health, records of misconduct and disciplinary action, records of criminal offence, family court orders.

This sensitive information shall be treated carefully by the School and will only be used for specific purposes. It will not be released to a third party without your explicit consent unless it is necessary to protect your vital interests.

How Do We Use Our Personal Data?
The purpose for which personal data is collected and further processed includes, but not restricted to the following:

  • To process application for admission;
  • To manage and respond to inquiries;
  • To be used for newsletter, promotional emails and other materials from the International School of Kuala Lumpur
  • To maintain students’ personal details, academic and non-academic records;
  • To facilitate the internships, placement or work experience as well as co-curricular related activities and other school events;
  • To maintain a student/class register;
  • To provide the relevant administrative support, counselling and pastoral services;
  • To manage use of facilities including library, laboratories and so on;
  • To administer the graduation and alumni related events;
  • To administer the tuition fee and other payment;
  • To communicate with students on any important announcements;
  • To collect information for relevant local or international statutory authorities or exam boards;
  • To contact student’s next of kin in case of emergency;
  • To comply with any regulatory, audit or security related requirements
  • To pursue/collect any sums in arrears by our parents/guardians;
  • To care for the medical needs of students;
  • For all and any other ancillary purposes relating to our provision of service e.g., the supply of computers, iPads, other forms of telecommunications and technology services;
  • Any other purposes related to the smooth running of the School.

Provision Of Information
The provision of all information requested for in the relevant forms of the School is mandatory, unless specified otherwise, in enabling us to process your application/request and offer our services to you.

Should you fail to provide the said information, the School may be unable to process your request and/or provide you with the relevant services.

Disclosure Of Your Personal Data
The International School of Kuala Lumpur will keep your personal data confidential unless you have given the written consent to such disclosure or it is within the ambit of permitted disclosures under prevailing laws/guidelines. The School may disclose your information to the categories of third parties as listed below (not restricted to):

  • The Ministry of Education, other relevant government departments/agencies, statutory authorities and industry regulators;
  • Malaysian Immigration Department and its appointed agencies;
  • Foreign embassies and their appointed agencies;
  • The student’s sponsors including his/her parents/guardians;
  • Third parties that provide the internships or attachment placements;
  • Professional or accreditation bodies;
  • Examination boards;
  • Third parties appointed by The International School of Kuala Lumpur to provide services to the School including auditors, lawyers, contractors, printing companies, travel agencies, training organiser and insurance companies;
  • Other institutions or companies with The International School of Kuala Lumpur.

Right To Access And Data Subject’s Obligation
You have the right to access and correct your personal information held by the School under the Act. We will attempt to keep your records complete, accurate and up-to-date. If you have any reason to believe the records with us are inaccurate, incomplete or not updated, please notify the School in a timely manner. If you wish to request for access to, or to correct the data held by the School, or withdraw your consent to the data processing/use of your personal data by us, please forward your request to the Marketing & Communications team at communications@iskl.edu.my.

The International School of Kuala Lumpur reserves the right to charge you an administrative fee for processing any data access request.

Although, we only process your personal data for purposes as stated above, in the event that your personal data is being processed for other purposes (with your consent), you have the right to request us to stop such processing. You may exercise this right by contacting the School through aforementioned. However, if you choose not to provide and/or fail to supply us with such personal data (and/or decide not to give us consent to process your personal data, including explicit consent for sensitive personal data), we will not perform the contract of enrollment or process your application for enrollment with us.

Accordingly, if you decide not to provide the mandatory information to us, it may necessarily mean the Contract of Enrollment may have to be terminated or that an offer of a place of enrollment will not be made.

Any request to exercise your rights shall be administered as per the Act. Please be informed that pursuant to the Act, your request may be rejected under certain circumstances.

Amendments to This Privacy Policy
This Policy may be reviewed and amended from time to time. We will communicate such changes along with the updated Policy on the School website: www.iskl.edu.my and/or other appropriate communication means as may determined by The International School of Kuala Lumpur. Parents and students are advised to visit the School website on a regular basis to check for any updates and changes on this Notice.

Bahasa Malaysia

ISKL POLISI PERLINDUNGAN DATA PERIBADI DALAM TALIAN / LAMAN WEB

Mengenai Dasar Privasi dan PDPA 2010

*The Society for the International School of Kuala Lumpur (The International School of Kuala Lumpur), ARS/SEL 18/65 (“Pihak Sekolah”) adalah bertanggungjawab sepenuhnya untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia (PDPA) 2010 dalam melindungi maklumat peribadi pelajar – pelajar dan ibubapa yang mendaftar di Pusat Pengajian ini. Dasar Privasi ini menerangkan mengenai Dasar Sekolah dan amalan mengenai perkara – perkara data peribadi, sebelum anda memberikan maklumat peribadi kepada pihak sekolah. Perkataan “Anda” atau apa-apa terbitan daripadanya, seperti yang digunakan di sini merujuk kepada pemilik data peribadi, termasuk kedua-dua pelajar dan ibu bapa / penjaga yang sah kepada pelajar.

Sumber Data Peribadi Anda
Kebanyakan, jika tidak semua, data peribadi telah diperolehi daripada anda secara langsung, sama ada daripada sumber-sumber berikut atau daripada maklumat yang anda telah berikan dan ini termasuk :

  • Borang Penyertaan

  • Pelbagai jenis permohonan dan/atau Borang Pendaftaran

  • Semua perkhidmatan sekolah dan/atau sokongan lain Borang Permintaan yang berkaitan

  • Dokumen yang berkaitan kelayakan sebelum dan/atau sijil-sijil

Dalam keadaan tertentu, data peribadi anda juga termasuk telah diperolehi daripada sumber-sumber luar, tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

  • Dari pihak ketiga termasuk institusi pendidikan sebelum, agensi-agensi penguatkuasaan undang-undang dan entiti kerajaan yang lain

  • Pembekal perkhidmatan pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga yang berkaitan atau bersampingan dengan perkara di atas;

  • Data peribadi yang boleh didapati dalam domain awam;

  • Data peribadi yang boleh dikumpul daripada cookies melalui penggunaan laman web sekolah.

Data Peribadi Apa Yang Kami Proses?
Pihak Sekolah perlu mengumpul dan memproses data peribadi anda dan pelajar untuk pelbagai tujuan akademik, pendidikan dan pentadbiran. Secara amnya, data peribadi yang dikumpulkan dan proses, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

Nama, Nombor kad pengenalan (No.KP), nombor pasport, alamat, nombor telefon, alamat e-mel peribadi, gambar dan imej, kewarganegaraan, jantina pelajar, tarikh lahir, kelayakan sebelum, status perkahwinan ibu bapa / penjaga, orang yang patut di hubungi ketika kecemasan, bil yang berkaitan dengan maklumat, pekerja/ pekerjaan.

Jika data peribadi diperlukan untuk memulakan apa-apa perkara dengan pihak sekolah, dan anda enggan untuk memberikan data peribadi tersebut, oleh itu, pihak sekolah tidak dapat untuk meneruskan urusan anda dengan lebih lanjut.

Data Peribadi Sensitif
Data peribadi yang dikumpulkan dan diproses mungkin termasuk di bawah Akta yang didefinisikan sebagai 'data peribadi sensitif', tetapi tidak terhad kepada:

Bangsa, agama, kesihatan, rekod salah laku dan tindakan tatatertib, rekod kesalahan jenayah, perintah mahkamah keluarga.

Maklumat sensitif ini hendaklah disemak dengan teliti oleh pihak sekolah dan hanya akan digunakan untuk tujuan tertentu. Ia tidak akan dikeluarkan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan melainkan jika ia adalah perlu untuk melindungi kepentingan anda.

Bagaimana Kami Menggunakan Data Peribadi?

Tujuan data peribadi dikumpulkan dan termasuk untuk proses seterusnya, tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

  • Memproses permohonan kemasukan;

  • Mengurus dan menjawab pertanyaan;

  • Untuk digunakan untuk surat berita, e-mel promosi dan bahan-bahan lain dari The International School of Kuala Lumpur

  • Untuk mengekalkan maklumat peribadi pelajar, rekod akademik dan bukan akademik;

  • Untuk memudahkan latihan, penempatan atau pengalaman kerja serta aktiviti berkaitan kokurikulum dan acara sekolah yang lain;

  • Untuk mengekalkan pendaftaran murid / kelas;

  • Menyediakan sokongan pentadbiran yang relevan, kaunseling dan perkhidmatan pastoral.

  • Mengurus penggunaan kemudahan termasuk perpustakaan, makmal dan sebagainya;

  • Untuk mentadbir acara berkaitan graduan dan alumni;

  • Menguruskan yuran pengajian dan bayaran lain;

  • Untuk berkomunikasi dengan pelajar tentang apa-apa pengumuman penting;

  • Untuk mengumpul maklumat bagi pihak berkuasa berkanun tempatan atau antarabangsa yang berkaitan atau lembaga peperiksaan.

  • Untuk menghubungi keluarga terdekat pelajar sekiranya berlaku kecemasan;

  • Untuk mematuhi sebarang peraturan berkaitan kawal selia, audit atau keselamatan

  • Meneruskan / mengutip apa-apa jumlah tertunggak oleh ibu bapa / penjaga;

  • Untuk menjaga keperluan perubatan pelajar;

  • Bagi semua dan sebarang tujuan sampingan lain yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan, seperti bekalan komputer, iPad, perkhidmatan telekomunikasi dan teknologi lain;

  • Apa-apa tujuan lain yang berkaitan dengan kelancaran Pihak Sekolah.

Peruntukan Maklumat
Penyediaan semua maklumat yang diminta dalam borang yang berkaitan dengan sekolah adalah wajib, melainkan jika dinyatakan sebaliknya, dalam membolehkan kami memproses permohonan/permintaan dan menawarkan perkhidmatan kami kepada anda.

Sekiranya anda gagal memberikan maklumat tersebut, Pihak Sekolah mungkin tidak dapat memproses permintaan anda dan/atau menyediakan anda dengan perkhidmatan yang relevan.


Pendedahan Data Peribadi Anda
The International School of Kuala Lumpur akan menyimpan data peribadi secara sulit melainkan anda telah memberikan persetujuan bertulis kepada pendedahan tersebut atau ia adalah dalam lingkungan pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang / garis panduan yang sedia ada. Pihak sekolah boleh mendedahkan maklumat anda kepada kategori pihak ketiga seperti yang disenaraikan di bawah (tidak terhad kepada):

  • Kementerian Pelajaran, jabatan / agensi kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;

  • Jabatan Imigresen Malaysia dan agensi yang dilantik;

  • Kedutaan asing dan agensi yang dilantik olehnya;

  • Penaja pelajar termasuk / ibu bapa / penjaga mereka;

  • Pihak ketiga yang menyediakan latihan atau penempatan latihan;

  • Badan profesional atau akreditasi;

  • Papan kenyataan peperiksaan

  • Pihak ketiga yang dilantik oleh The International School of Kuala Lumpur untuk menyediakan perkhidmatan kepada Sekolah termasuk juruaudit, peguam, kontraktor, syarikat percetakan, agensi pelancongan, penganjur latihan dan syarikat-syarikat insurans

  • Institusi atau syarikat lain yang mempunyai kaitan dengan The International School of Kuala Lumpur.

Hak untuk Akses Dan Kewajipan Subjek Data
Dibawah Akta, anda mempunyai hak untuk mengakses dan mengemaskini maklumat peribadi anda yang disimpan oleh pihak sekolah. Kami akan menyimpan rekod yang lengkap, tepat dan terkini. Jika anda mempunyai sebab untuk percaya bahawa rekod yang disimpan tidak tepat, tidak lengkap atau tidak dikemaskini, sila maklumkan kepada pihak sekolah pada waktu yang tepat. Jika anda ingin meminta akses kepada, atau untuk membetulkan data yang disimpan oleh pihak sekolah, atau menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data/penggunaan data peribadi anda oleh kami, sila hantarkan permohonan anda kepada Jabatan Pemasaran dan Komunikasi di communications@iskl.edu.my.

The International School of Kuala Lumpur berhak mengenakan caj pentadbiran untuk memproses sebarang permintaan untuk mengakses data.

Walaupun, kami hanya memproses data peribadi anda untuk tujuan yang dinyatakan diatas, sekiranya data peribadi yang diproses untuk tujuan lain (dengan kebenaran anda), anda mempunyai hak untuk meminta kami untuk menghentikan pemprosesan data. Anda boleh menggunakan hak ini dengan menghubungi pihak sekolah seperti yang dinyatakan di atas. Walau bagaimanapun, jika anda memilih untuk tidak menyediakan dan / atau gagal untuk memberikan maklumat data peribadi (dan / atau membuat keputusan untuk tidak memberikan kami kebenaran untuk memproses data peribadi, termasuk kebenaran yang jelas untuk data peribadi yang sensitif), kami tidak akan meneruskan kontrak pendaftaran atau memproses permohonan pendaftaran.

Oleh itu, jika anda membuat keputusan untuk tidak memberikan maklumat yang wajib kepada kami, Kontrak Pendaftaran mungkin ditamatkan atau tawaran tempat pendaftaran tidak akan diproses.

Sebarang permintaan untuk menggunakan hak anda hendaklah dilaksanakan mengikut Akta. Adalah dimaklumkan selaras dengan Akta, permintaan anda mungkin ditolak di bawah keadaan tertentu.

Pindaan kepada Dasar Privasi

Dasar ini boleh dikaji semula dan dipinda dari semasa ke semasa. Kami akan memaklumkan perubahan bersama-sama dengan dasar yang dikemaskini di laman web: www.iskl.edu.my dan / atau komunikasi lain yang sesuai sebagaimana yang ditentukan oleh The International School of Kuala Lumpur. Ibu bapa dan pelajar dinasihatkan untuk melawati laman web sekolah dari semasa ke semasa supaya tidak terlepas pandang sebarang kemaskini dan perubahan pada notis.